Mehr als ein Systemwechsel

Mit dem angekündigten Support-Ende ihres bisherigen SAP-Systems steht die EGT Unternehmensgruppe aus dem Schwarzwald vor einer grundlegenden Neuordnung ihrer ERP- und Abrechnungslandschaft. Für den regionalen Energieversorger geht es dabei um weit mehr als den Austausch einzelner IT‑Komponenten. Die bestehende Lösung bildet zentrale Geschäftsprozesse ab – von der Kundenabrechnung über kaufmännische Abläufe bis hin zu hochregulierten energiewirtschaftlichen Funktionen. Der absehbare Wegfall der Herstellerunterstützung zwang die EGT AG dazu, früh zu klären, wie ihre künftige ERP- und Abrechnungslandschaft aussehen soll. Von Anfang an war klar, dass diese Entscheidung tief in Organisation, Prozesse und den Arbeitsalltag hineinreicht. Fichtner begleitete das Unternehmen von der Strategieentwicklung bis zur Ausschreibung und Vergabe einer zukunftsfähigen Lösung.

Wenn ein Energieversorger sein zentrales Unternehmens- und Abrechnungssystem neu aufstellen muss, steht weit mehr auf dem Spiel als ein technisches Update. Genau vor dieser Herausforderung stand die EGT mit Sitz in Triberg. Der regionale Versorger musste sich frühzeitig mit der Frage befassen, wie seine künftige Systemlandschaft aussehen soll, weil die bisher genutzte ERP-Lösung für energiewirtschaftliche Prozesse nur noch befristet unterstützt wird. Dabei ging es im Kern auch darum, zentrale Abläufe, Rollen und Arbeitsweisen für die Zukunft neu zu ordnen.

„Ein solches Transformationsprojekt ist nicht nur technischer Natur, sondern immer auch ein Change-Management-Projekt.“

Wie groß diese Tragweite ist, zeigt ein Blick auf die Rolle der EGT in der Region. Das Unternehmen versorgt Haushalte und Betriebe im Schwarzwald-Baar-Kreis und angrenzenden Regionen mit Strom und Gas, ergänzt durch energienahe Dienstleistungen. Als Netzbetreiber, Lieferant und grundzuständiger Messstellenbetreiber trägt die EGT Verantwortung für zentrale Bereiche der Daseinsvorsorge. Hinzu kommen bis zu 200.000 Verbrauchs- und Einspeisepunkte sowie Dienstleistungen in der Telekommunikation und in technischen Bereichen wie der Gebäudetechnik. Rund 350 Mitarbeitende sind für das Unternehmen tätig, der Umsatz lag 2024 bei 300 Mio. Euro.

Strategische Frage statt technisches Update

Auslöser des Projekts war das angekündigte Support-Ende der bisherigen SAP-Lösung für energiewirtschaftliche Prozesse zum 31. Dezember 2027. Für die EGT war das ein klares Signal zum Handeln. Denn solche Systeme bilden zentrale Geschäftsprozesse ab.

Hinzu kam eine zweite Herausforderung: Viele weitere Energieversorger mussten sich parallel mit der Ablösung ihrer bisherigen Systeme befassen, während geeignete Dienstleisterkapazitäten begrenzt waren. Einzelne IT-Dienstleister hatten zum Zeitpunkt der Ausschreibung bereits einen Neukundenstopp verhängt. Zugleich dauert eine ERP-Umstellung dieser Größenordnung erfahrungsgemäß 18 bis 24 Monate. Wer bis Ende 2027 fertig sein will, kann die Entscheidung also nicht aufschieben. Die EGT musste somit zu einem Zeitpunkt handeln, an dem passende Dienstleister stark ausgelastet waren und das Zeitfenster für die Umstellung zunehmend enger wurde.

Erst sortieren, dann entscheiden

Fichtner gliederte das Projekt in zwei Phasen. In der ersten Phase ging es darum, gemeinsam mit der EGT die strategische Richtung zu klären. Dafür analysierte das Projektteam die Stärken und Schwächen des bestehenden Systems, formulierte Anforderungen an die künftige IT-Landschaft und grenzte den Lösungsraum systematisch ein.

Zu Beginn standen fünf bis sechs mögliche Optionen im Raum. Fichtner bewertete sie unter anderem mithilfe einer SWOT-Analyse, also einer Analyse von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Zusätzlich bewertete das Team die Lösungen nach fünf zentralen Kriterien: Plattform, Prozesse, Applikationen, Service und Compliance. So ließ sich die Auswahl mit Blick auf die strategische Ausrichtung des Unternehmens auf zwei konkrete Anbieter verdichten. Dabei wurden Lösungen unterschiedlicher Anbieter geprüft.

Erst in der zweiten Phase folgte die konkrete Ausschreibungsbegleitung. Fichtner unterstützte die EGT bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung, in den Bietergesprächen, bei der Entwicklung von Bewertungsmatrizen und bei der strukturierten Auswertung der Angebote. Dabei brachte das Team seine Erfahrung als Sparringspartner und Branchenkenner ein. So entstand ein Auswahlprozess, der nicht nur technische Funktionen vergleicht, sondern auch Kosten, Leistungsumfang und Zukunftsfähigkeit berücksichtigt.

Plattformen vergleichen, Leistungen sauber bewerten

Gerade diese zweite Phase zeigte, wie anspruchsvoll der Markt derzeit ist. Auf den ersten Blick arbeiten viele Anbieter mit ähnlichen Begriffen. Sie sprechen von Plattformen, Integration, Skalierbarkeit und modernen Architekturen. Im Detail unterscheiden sich die Lösungen jedoch teils deutlich. Manche Funktionen sind bereits fester Bestandteil der Plattform, andere müssen ergänzt werden oder befinden sich noch in der Entwicklung.

Auch die Kostenbetrachtung ist komplex. Einmalige Aufwände und laufende Leistungen werden unterschiedlich dargestellt, Zusatzfunktionen wie Kundenportal, Customer-Relationship-Management (CRM) oder Energiedaten-Management (EDM) nicht immer klar voneinander abgegrenzt. Wer Angebote vergleichen will, muss deshalb sehr genau hinschauen.

Erschwert wurde das zusätzlich durch den Reifegrad mancher Angebote. Nicht überall gibt es bereits Referenzkunden im Live-Betrieb. Teilweise musste die EGT deshalb auch auf Basis von Roadmaps und Entwicklungsperspektiven entscheiden. Umso wichtiger war in dieser Situation ein strukturiertes Vorgehen, gerade wenn Anbieter neue Plattformen noch aufbauen und belastbare Praxiserfahrungen erst nach und nach entstehen.

Standardisierung als Teil der Entscheidung

Mit der Auswahl einer neuen ERP-Landschaft stellt sich immer auch die Frage, wie viel Individualität ein Unternehmen künftig noch braucht. Gerade in historisch gewachsenen Strukturen haben sich über Jahre spezifisch ausgerichtete Anpassungen entwickelt, die einzelnen Bereichen helfen, insgesamt aber oft mehr Komplexität schaffen.

Auch die EGT musste abwägen, wo Standardisierung sinnvoll ist und wo individuelle Lösungen weiter nötig bleiben. Gerade in der Energiewirtschaft – besonders im Netzbereich sowie der Marktkommunikation – sind viele Prozesse eng vorgegeben. Wer nah am Standard arbeitet, kann regulatorische Änderungen und technische Weiterentwicklungen in der Regel leichter abbilden. Neue standardisierte Lösungen verändern jedoch oft Abläufe, Oberflächen und Zuständigkeiten im Alltag. Damit wird der Systemwechsel auch zu einer organisatorischen Aufgabe.

Die künftige Plattform soll mehr können als den Status quo verwalten

Die Überlegungen zur Standardisierung führten direkt zur nächsten Frage: Welche Plattform passt langfristig zur strategischen Entwicklung der EGT? Gesucht wurde nicht nur ein Ersatz für das bestehende System, sondern ein Fundament für den nächsten Entwicklungsschritt. Im Unternehmensverbund bietet die EGT als Full-Service-Anbieter auch Energie- und Gebäudelösungen sowie Planungs- und Beratungsleistungen an. Mit der Tochter EGT Digital Services GmbH verfügt sie zudem über eine eigene Gesellschaft für Managed Services und IT-Consulting. Der Kurs ist damit klar auf Weiterentwicklung ausgerichtet.

Am Ende entschied sich die EGT für eine SAP-S/4HANA-Lösung in der Cloud bei ihrem bisherigen Anbieter. Ausschlaggebend dafür waren vor allem das überzeugende Kostenmodell und die passgenaue Erfüllung der spezifischen Leistungsanforderungen.

„Nicht der Status quo, sondern die nächsten Entwicklungsschritte bestimmten die Plattformwahl.“

Die neue Architektur soll nicht nur stabil und skalierbar sein, sondern auch die Grundlage für künftige Anwendungen schaffen. Dazu gehören moderne Benutzeroberflächen ebenso wie datenbasierte Funktionen und perspektivisch auch Anwendungen auf Basis Künstlicher Intelligenz (KI). Auch wenn KI bei der EGT wie bei vielen Energieversorgern noch nicht fest im Tagesgeschäft verankert ist, spielte die Frage der technologischen Zukunftsfähigkeit bereits bei der Auswahl eine wichtige Rolle. In diesem Zusammenhang könnten KI-gestützte Lösungen beispielsweise Anwendungen wie Predictive Maintenance (vorausschauende Wartung) oder smarte Messsysteme (Smart Metering) umfassen. Solche Ansätze sind bei der Auswahl mit zu berücksichtigen.

Gleichzeitig war klar, dass KI nur dann echten Mehrwert liefern kann, wenn die Voraussetzungen dafür stimmen. Dazu gehören vor allem ein belastbares Datenmanagement und robuste sowie zukunftsfähige IT-Infrastruktur. Denn auch in einer modernen Systemlandschaft bleibt der Nutzen neuer Anwendungen eng an die Qualität und Verfügbarkeit der zugrunde liegenden Daten gebunden.

Struktur schafft die Grundlage für tragfähige Entscheidungen

Das Projekt der EGT zeigt, dass bei ERP-Entscheidungen längst nicht mehr allein die Technik im Mittelpunkt steht. Vielmehr geht es darum, Prozesse zukunftsfähig aufzustellen, Organisation weiterzuentwickeln und unter regulatorischem Druck handlungsfähig zu bleiben.

Mit der Kombination aus IT-Strategieberatung und konkreter Ausschreibungsbegleitung half Fichtner der EGT, die Weichen für ihre künftige ERP- und Abrechnungslandschaft rechtzeitig zu stellen. Mit der getroffenen Vergabeentscheidung ist das Projekt jedoch noch nicht abgeschlossen. Nun richtet sich der Blick auf die Umsetzung.

April 2026