Fichtner TenderCube – eine Entwicklung des VisionLabs

„Ambitionierte Klimaziele sind nicht mit konventionellen Technologien zu erreichen. Der Schlüssel liegt in Innovationen.“ – in dem im Februar 2021 veröffentlichten Fichtner-Blog-Artikel „Das Fichtner VisionLab: Dynamisches Innovationsmanagement“ spricht Dr. Jochen Lambauer über Innovationen, die durch das Fichtner VisionLab entstehen. Doch welche sind das?

Der Einstieg verleitet dazu, groß zu denken. Doch schaut man auf die Definition von Innovation, fällt auf, dass es nicht gleich um Elektrizität in Flüssigform gehen muss. Laut Duden kann eine Innovation auch schlicht die Einführung von etwas Neuem sein, von dem man sich wesentliche Verbesserungen erhofft. Genau das ist der Fichtner TenderCube.

Staubfreie Nachhaltigkeit – vom Kleinen zum Großen

Hängen wir wirklich so sehr am Papier, dass wir uns mit Freude durch schnell mal 100 kg an Blättern wühlen, um die relevanten Informationen zu finden, die wir für die Evaluierung einer Ausschreibung benötigen? Es geht auch anders!

Mit dem Fichtner TenderCube nehmen wir uns bildlich gesprochen den Staub vor, der sich auf unzähligen Ordnern, gefüllt mit Angebotsunterlagen, schon während einer Angebotsevaluierung sammelt. Es geht darum, nicht vom Prozess geleitet zu werden, sondern den Prozess selbst zu führen. Freiraum zu schaffen, der Raum für die eigentliche Arbeit lässt. Flexibilität und gleichzeitig Prozesssicherheit zu erhöhen, was im Interesse unserer Kunden und auch im Sinne unserer Kollegen ist. Weniger Flüge und trotzdem näher am Kunden. So wird aus „staubfrei“ Nachhaltigkeit oder in anderen Worten ausgedrückt: durch kleine Schritte Großes erreicht.

Einmal eine Ausschreibung über eine Online-Plattform abgewickelt, wünscht sich kein Kollege in das Papierzeitalter zurück. Das war eine positive Überraschung und gleichzeitig wurde das von uns auch so erwartet, denn die Vorteile der digitalen Angebotsabgabe und Evaluierung liegen auf der Hand: Geschwindigkeit, Qualität und Präzision der Evaluierung und gleichzeitig in der Lage zu sein, kurzfristig und klar an den Kunden zu berichten.

Fichtner TenderCube – erste Erfahrungen

Bei immer mehr Projekten spielen Online-Ausschreibungsportale eine Rolle. Diese werden für das Bereitstellen von Ausschreibungsunterlagen und teilweise für die Kommunikation zwischen Projektteilnehmern verwendet. In manchen Fällen findet auch eine Angebotsabgabe statt, diese überträgt lediglich die „Papierwelt“ eins zu eins in die „Online-Welt“, ohne dabei die vielfältigen Möglichkeiten zu nutzen, welche durch die Digitalisierung der Ausschreibungsverfahren möglich sind.

Cloudbasierte Ausschreibungsportale – wo liegen die Unterschiede?
Wir haben uns gefragt, inwiefern dieser erste Schritt in die „Online-Welt“ ausgebaut und optimiert werden kann.

Im Austausch mit unterschiedlichen Anbietern von Ausschreibungsportalen (Software-as-a-Service-Anbietern) konnten wir feststellen, dass es hier vielfältige Möglichkeiten gibt, diese aber im Bereich von Infrastruktur-Ausschreibungen nicht ausgeschöpft werden. Das liegt daran, dass Anbieter solcher Portale ihre Stammkunden im Bereich standardisierter Beschaffungsprozesse (zum Beispiel im Automobil- oder Architekturbereich) haben und das Abfragen detaillierter Stücklisten und der zugrunde liegenden Preise im Vordergrund steht.

Die Anforderungen an Ausschreibungen für Infrastrukturprojekte, wie zum Beispiel von Kraftwerken (PV, Wind, Gas und Dampf, Wasserkraft und viele mehr), sind dabei individueller und benötigen eine maßgeschneiderte Lösung. In aktuellen Projekten haben wir uns dieses Themas angenommen. Nach einer Marktsondierung und anschließendem Test haben wir ein für unsere Kunden passendes Ausschreibungsportal ausgewählt. Dieses konnten wir soweit an unsere Anforderungen anpassen, dass es den spezifischen Anforderungen einer Ausschreibung im Infrastruktur-Bereich gerecht wird.

Optimierte Angebotsabgabe, unterstützt durch den TenderCube

Grundfunktionen wie die einfache Kommunikation zwischen allen Projektteilnehmern (Kunde, Finanzberater, Rechtsberater, Bieter auf Infrastrukturprojekte), die Datenbereitstellung und der Datenaustausch bis hin zur vollständigen Angebotsabgabe können über den TenderCube abgewickelt werden. Unser Augenmerk lag vor allem auf der Optimierung der eigentlichen Angebotsabgabe. Hier sind wir jetzt in der Lage, die von den Bietern zu füllenden Angebotsformulare intelligent über die Plattform abzufragen. Doch was bedeutet das genau?

Die Struktur des abzugebenden Angebots wird von Fichtner im Vorfeld entworfen und dann auf der Plattform reflektiert. Die Eingabefelder unterliegen einer zuvor festgelegten Formatierung. Eingabewerte können unter anderem Text, speziell vorgegebene Zahlenformate, Drop-Down-Listen und Upload-Ordner sein. Gleichzeitig haben wir die Möglichkeit, obligatorische und freiwillige Eingabefelder zu definieren. Dies geht mit unterschiedlichen Vorteilen einher. Zum einen hilft diese strukturierte Abgabe dem Bieter, die Erwartungen an das Angebot formell zu erfüllen. Die Plattform zeigt formal falsche und fehlende obligatorische Eingaben auf, die anschließend vom Bieter behoben werden müssen. Zum anderen haben wir nach Angebotsabgabe und Verstreichen der Angebotsfrist die Möglichkeit, alle Angebote in Sekundenschnelle herunterzuladen. Die Angebote liegen in erwarteter Form vor und die Hauptkennzahlen der Angebote, sei es die Vollständigkeit oder die wichtigsten technischen Kennzahlen, können direkt und größtenteils automatisiert in übersichtlicher Form dem Kunden präsentiert werden.

Die Angebotsevaluierung kann danach von unserem Team direkt begonnen werden. Durch den TCube werden Schlüsselinformationen bei Evaluierungsbeginn sofort dargestellt. Dadurch evaluiert unser Team von Anfang an im vollen Bewusstsein über eventuell fehlende Informationen und technische Kennzahlen, die nicht den Erwartungen entsprechen. Im konkreten Projekt bedeutete dies, dass wir nicht zuerst Informationen suchen und aufbereiten mussten, sondern direkt die technische Auswertung starten konnten. Kennzahlen, die nicht unserer Erwartung entsprachen, wurden automatisch hervorgehoben, zusätzliche Grafiken und Diagramme stellten Zusammenhänge ersichtlich dar. Das Feedback unserer beratenden Ingenieure war durchweg positiv. Leidiges Suchen nach Informationen wurde vermieden und der Fokus aufs Wesentliche gelenkt. Zusätzlich werden wir dadurch unserem Anspruch gerecht, schnell und klar an unsere Kunden kommunizieren zu können.

Durchweg positives Feedback – gesteigerte Effektivität und Effizienz auf allen Seiten

Auf das Feedback der Bieter, alles namhafte und große, internationale Unternehmen im Energiesektor, waren wir besonders gespannt. Nehmen diese Unternehmen eine komplett digitale Angebotsabgabe an? Dies können wir im Nachhinein bestätigen und wir haben uns besonders über teils überraschend positives Feedback gefreut. Besonders hervorgehoben wurde, dass durch die vorgegeben Struktur und das automatische Überprüfen der Eingabe Fehler vermieden wurden und dass sich die Bieter zu jeder Zeit über die Anforderungen im Klaren waren. Die neue Möglichkeit durch den TenderCube, digital und verteilt an Angeboten zu arbeiten, entspricht auch dem Anspruch an eine moderne Arbeitsweise auf Bieter-Seite. Zusätzlich wurde die Möglichkeit einer ortsunabhängigen Angebotsabgabe und die damit einhergehenden Einsparungen erwähnt.

Für unsere Kunden war vor allem die erhöhte Prozesssicherheit durch den TenderCube entscheidend. So war jederzeit eine transparente Dokumentation aller Prozesse sowie IT- und Datensicherheit garantiert. Zusätzlich ist die Entscheidungshoheit unserer Kunden über den Evaluierungsprozess durchgängig sichergestellt. Zum einen durch die Möglichkeit, sehr kurzfristig nach der Angebotsabgabe erste Ergebnisse präsentiert zu bekommen. Zum anderen ermöglicht der TenderCube es dem Kunden, bei der weiteren Evaluierung einen sehr guten Überblick zu behalten. Dass als positiver Nebeneffekt die Vollständigkeit und Qualität der Angebote stieg, unterstreicht den Mehrwert des TenderCube für unsere Kunden.

Der TenderCube ist bereit, sind Sie es auch?

In der Zwischenzeit konnten wir die Erfahrungen aus den ersten Pilotprojekten in die Fertigstellung des Fichtner TenderCubes einfließen lassen. Wir sind ab sofort in der Lage, unser cloudbasiertes Ausschreibungsportal, das alle Ausschreibungsphasen im Infrastrukturbereich abdeckt und sich individuell an unterschiedliche Anforderungen anpassen lässt, unseren Kunden anzubieten.

Für alle weiteren Fragen kommen Sie gerne auf uns zu: TenderCube@fichtner.de

Juli 2021